就職後も使える 企業にかける電話のマナーをおさらい
就職活動が始まると、志望先の企業を相手に電話をかける機会も増えてきます。実は企業によっては、この電話をかける際のマナーもチェックされている可能性があるので、注意が必要です。
どのような点に気をつければ、より良い印象の電話をかけられるのでしょうか？ 改めておさらいしておきましょう。
1.電話のマナーも見られている？
直接顔を合わさなくても相手と情報がやり取りできる便利なツール「電話」。しかし、顔が見えないだけに、マナーによっては相手から誤解を受ける可能性もあるので、注意が必要です。
電話のマナーが直接、採用に影響を与えるかどうかはわかりませんが、相手に対する印象に影響することは確かです。人事担当者の印象が下がれば、採用に影響しないとは限りません。
最低限、気をつけたい具体的な電話のマナーは後述しますが、それにプラスしてぜひ心がけていただきたいのが気持ちの良い話し方です。電話をかける際は姿勢を正し、正しい言葉遣いで明るくハキハキと話しましょう。緊張してしまう気持ちはわかりますが、できる限り早口にならず聞き取りやすい声で落ち着いて話すことを心がけてください。話している内容に合わせ、気持ちをのせて話すことも大切です。
周囲がうるさくて相手の声が聞き取りづらく、何度も聞き返すようなことになっては印象が悪くなる可能性があります。電話をかける際は周囲が静かで電波状態が良いところを選ぶことも重要なマナーです。
2.迷惑にならない時間を選んで
電話をかける際は、企業の営業時間内にかけてください。始業後すぐや昼食前後の時間帯、帰り際はどの企業でも忙しいことが多いので、おすすめしません。
一般的な営業時間（9～18時など）の企業を相手に電話をかける場合、おすすめの時間帯は午前中なら10～11時、午後なら14～16時です。もちろん、その時間帯でも忙しい場合もあるので、できれば最初に「10分ほどお時間いただいてよろしいでしょうか？」と確認します。
企業で働くビジネスマンは、基本的に常に忙しく時間がありません。話す内容は事前に考えておき、前置きは短くして簡潔にまとめておきましょう。
3.名乗る場合は所属も
取引先企業の担当者と就職活動中の学生相手では、相手の時間の取り方も違ってきます。電話をかけたらまず名乗り、所属も合わせて伝えましょう。
具体的には「●●大学●●学部3年の●●と申します。採用ご担当の●●様はいらっしゃいますでしょうか」などと名乗ります。もちろん担当者に代わってもらったら、その時点でもう一度しっかりと名前と所属を伝えましょう。
4.メモ帳を片手に、大切なことは復唱
電話では今後のスケジュール、誰かの連絡先など、重要な情報をやり取りする機会が多くあります。かける際は必ず手元にメモを用意し、重要だと思う事柄はもらさず書き留めておきましょう。
就活中は企業からかかってくる電話をとる機会も多くあります。不明な番号から電話がかかってきた際も、すぐに手元にメモを用意する習慣をつけておくことをおすすめします。
電話番号や日時、場所など、重要な情報は必ず復唱してください。復唱した内容で相手から間違いないといってもらっておけば安心です。予定を聞かれることも多いので、スケジュール帳も手元に用意しておくことをおすすめします。
5.折り返しかける場合は（留守電や担当者を確認し、メモとスケジュール帳を用意）
企業から携帯電話に電話がかかってくると、不明な番号からの着信通知として記録が残ります。その際は、まず留守番電話が残っていないか確認しましょう。
残っていれば担当者の名前をメモしておき、その番号にかけなおします。電話を受けてしばらく経ってから気づいた場合は、時間帯に注意してかけ直しましょう。
留守番が残っていないときは、インターネットで電話番号を検索します。多くの企業はインターネット上で電話番号が公開されているので、それで特定できることがほとんどです。企業名を特定したら、自分の手持ちの資料や採用ページで担当者の名前を確認し、かけ直しましょう。
この際もやはり、手元にメモ帳とスケジュール帳を用意して電話をかけます。スマホのアプリでスケジュール管理をしている人は、通話しながらでも確認できるよう操作を確認しておいてください。
操作に自信がない人は、あらかじめ予定を確認した状態で電話をかけることをおすすめします。折り返しの電話はできるだけ早めにかける方が印象が良いでしょう。
6.まとめ
企業に電話をかける際の基本的なマナーについてご紹介しました。これらのマナーは実際に企業に就職し、働くなかでも常に必要となります。きちんとした電話マナーで、志望先への印象をアップしましょう。
