好印象の決め手!就活に必要な添え状・お礼状のノウハウ

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好印象の決め手!就活に必要な添え状・お礼状のノウハウ

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好印象の決め手!就活に必要な添え状・お礼状のノウハウ

就職活動では、志望する企業とのやり取りが数多く発生します。忙しい社会人に自分のために時間を割いてもらっているのですから、内容によってはお礼をした方が良いこともあるでしょう。

書類の提出時も、ただ必要な書類だけを送るのではなく添え状をつけることがマナーです。こちらでは、このような添え状やお礼状の基本的なノウハウについてご紹介していきましょう。

就職活動では履歴書やエントリーシートなどの応募書類を志望する企業に郵送する機会がよくあります。この場合、書類だけを封筒に入れて送ってはいけません。必ず「添え状」を同封しましょう。

添え状とは書類につけるあいさつ文のことで、「差出人をわかりやすくする」「送付する目的を相手に知らせる」「どのような種類の書類を入れたか伝える」などの役割があります。

本来、どのような種類の書類でも郵送する場合は添え状をつけるのがマナーです。郵送時にそれが入っていないと、「失礼な人だ」「常識がない」と受け取られても仕方がありません。

もちろん添え状を入れる場合は、一般的な添え状のマナーを守った内容にする必要があります。単に入れただけではかえって印象が悪くなってしまう可能性もあるので、注意してくださいも重要なマナーです。

添え状以上に忘れられがちなマナーに、面接後のお礼状があります。忙しい時間を割いてくれた人事担当者に、感謝の気持ちを伝えるものです。

お礼状は必須というわけではありません。送らない学生も多いので、マナー違反だと思われる心配はないでしょう。

しかし、みんなが送るわけではないだけに、送ると印象をアップするプラスの効果が期待できます。「感謝の気持ちを伝えたい」という人はもちろん、「誠意をアピールしたい」「志望する企業に少しでも強くアピールしたい」という人は、お礼状を送ることをおすすめします。

添え状には、次のような要素を盛り込みます。パソコンを使い、送付する応募書類と同じサイズの用紙にプリントアウトすると良いでしょう。手書きする場合は、白い便せんに縦書きすることをおすすめします。誤字脱字があった場合は、修正せず最初から書き直してください。

 

●日付 右上に記載。

●宛先 日付の下の左側に、会社名、部署、担当者名を記載。省略しないこと。担当者名には「様」をつける。担当者名が不明な場合は、「採用ご担当者様」と記載。

●差出人 大学名、学部名、学科名、氏名(読みにくい場合はフリガナも)、住所、連絡先(電話番号、携帯電話番号、メールアドレスなど)

●表題 「応募書類のご送付」など

●本文 頭語と結語、時候の挨拶、簡単な自己紹介、書類を送る旨を記載。

●記書き 相手に確認して欲しい内容をわかりやすく記す方法で、ビジネス文書では一般的な表現。中央に「記」、その下に箇条書きで送付書類を記載、右下に「以上」。

 

志望する企業宛に書く文書ですから、頭語と結語は「前略」「草々」ではなく「拝啓」「敬具」を使い、丁寧さを表現しましょう。折れないよう応募書類とともに透明なクリアファイルに入れ、封筒に入れて送ります。

お礼状は何かに沿えるものではなく、それ自体を送るものです。一般的な手紙のマナーに従って書けば間違いありません。郵送する場合は手書きが一般的です。 

●本文 頭語の後1行空けて時候の挨拶、簡単な自己紹介、面接の内容に触れたお礼の言葉、今後の選考に対する意気込みなど。最後に「益々の御発展をお祈り申し上げます。」などの言葉。結語はやはり1行開けて本文の左下に記載。

●日付 結語の後1行開けて二文字分文字の位置を下げ、日付を記入。

●差出人 日付の後1行開けて大学名、学部名、学科名、氏名(読みにくい場合はフリガナも)を記載。

●宛先 差出人の後1行開けて、文頭に会社名、部署、担当者名を記載。省略しないこと。担当者名には「様」をつける。

 

お礼状はメールで送っても構いません。その場合、ビジネスメールのマナーに則ってメールを書きましょう。

件名欄には「本日の面接のお礼 ●●大学○○」と、用件と送り主がわかるタイトルを入れます。最初に宛名(社名、部署名、氏名)を入れ、本文を記入しましょう。面接や説明会の内容に触れ、今後の意気込みを語ると印象アップが狙えます。

署名欄には氏名や所属、連絡先などの情報をすべて記入してください。

企業に電話をかける際の基本的なマナーについてご紹介しました。これらのマナーは実際に企業に就職し、働くなかでも常に必要となります。きちんとした電話マナーで、志望先への印象をアップしましょう。


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