就活の際の「お礼メール」はどのように送るのがスマート?

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就活の際の「お礼メール」はどのように送るのがスマート?

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就活の際の「お礼メール」はどのように送るのがスマート?

就活本や就活講座で、「就活後に企業の担当者へお礼メールを送ること」をすすめられた経験のある人は多いでしょう。学生の立場からすると、「まだ入社も決まっていないのにお礼メールなんて面倒」だと感じるかもしれませんが、取引先へのアポイントメントや仕事の受発注に関する連絡等、社会人になったら日常的にビジネスメールを送ることになります。マナーを守った正しい言葉遣いのビジネスメールを送るスキルは、会社組織で生きていくうえで役立つ武器の一つです。

就活でライバルに差をつけるためにも、社会人としての自分を高めるためにも、お礼メールのスマートな送り方を押さえておきましょう。

ビジネスメールの基本的なマナーの一つが、「できるだけ早くメールを送ること」です。就活や面接でOB・OG訪問対応をしてくれるビジネスマンの多くは、採用以外にもさまざまな仕事をしています。貴重な仕事の時間を割いて対応してくれた相手に対して、「ありがとうございました」というお礼のメールを数日後に送付するのは、あまり褒められたことではありません。

また、人間の脳は、繰り返し情報をインプットしないとすぐに見聞きした物事を忘れてしまうようにできています。面接1回だけで相手との接触を終えてしまうよりも、面接後すぐにメールを送って接触回数を増やした方が、相手の記憶や印象に残りやすくなります。

「メールの送付を忘れてしまう」という人は、事前にお礼メールのテンプレートを作っておいて、面接や説明会の帰り道に送付すると良いでしょう。

スマートなビジネスメールづくりのポイントは、

  • 一目で内容のわかるシンプルな件名がついている
  • メールの本文も短文でまとまっており、わかりやすい

ことです。

件名なしでメールを送ると、最悪の場合メールを確認されずに迷惑メールフォルダにふるい分けられてしまいます。基本的には、「本日の面接のお礼」など、一目で何のメールかわかる件名をつけるのが好ましいです。

また、堅苦しい季節の挨拶等を長々と書き連ね、いつ本題に入るのか、何がいいたいのかわからないメールを送るのもおすすめできません。メールを送った相手に短時間で要件を確認してもらえるように、メールの本文も短くまとめましょう。

メールの内容を、わかりやすくまとめるのと同じくらい気をつけたいのが、「メールの見やすさ」です。漢字混じりの文章を使う日本語は、適度に改行をしたり、句読点を打って文章に区切りをつけたりしないと、文字と文字がつまって見づらくなってしまいます。

難しい漢字を減らして漢字とひらがなの割合を調整したり、意味のある塊ごとに改行を入れたりして、文章に空白を作ることが大切です。

ほど良い改行のイメージがつかめない場合は、ネットのお礼メール文例や横書きの本を参考にしましょう。
また、メールの文面を音読して、テンポの悪い部分を手直しするという方法もあります。

多くの若者はプライベートの連絡手段にSNSを使っているため、メールの署名文化になじみがありません。

しかし、ほとんどの場合相手の顔と名前がわかっているSNSと違い、ビジネスメールではまったく知らない相手とメールをやり取りする機会が多いです。

そこで、「メールの送信者は誰なのか」を明確にするため、

  • 名前
  • 所属
  • 連絡先(電話番号・メールアドレス)

などをまとめた「署名」をメールの文末に貼りつけるのがマナーです。
署名があれば、企業側が電話で合否の連絡や問い合わせをしたい場合にも、活用できるので、企業宛てのメールには署名を添付しましょう。

今回は、ビジネスマナーのひとつであるお礼メール作りのポイントについて解説しました。しかし、「お礼メールを送れば内定を取れる」というわけではありません。就活におけるお礼メールは、あくまでも説明会や面接で担当者に与えた印象を少しでも良くするための手段です。

とはいえ、何よりも大切なのは、書類選考を通過して面接へ進むことです。書類選考では、証明写真の出来栄えのほうが大きく影響するため、まずは写真館でプロに証明写真を撮ってもらうところから就活の準備を始めましょう。



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