就活に「お礼メール」は必要?どのようなメールを送ればいいの?

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就活に「お礼メール」は必要?どのようなメールを送ればいいの?

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就活に「お礼メール」は必要?どのようなメールを送ればいいの?

就活本や就活講座で、「就活後に企業の担当者へお礼メールを送ること」をすすめられた経験のある人は多いでしょう。学生の立場からすると、「まだ入社も決まっていないのにお礼メールなんて面倒」だと感じるかもしれませんし、「ビジネスメールを作成したこともないのにどう書いたら良いのだろう」と悩んでしまう方も多いかもしれません。しかし、社会人になったら、取引先へのアポイントメントや仕事の受発注に関する連絡等、日常的にビジネスメールを送ることになります。今のうちからマナーを守った正しい言葉遣いのビジネスメールを送るスキルを身につけておくことは、会社組織で生きていくうえで役立つ武器の一つになります。

就活でライバルに差をつけるためにも、社会人としての自分を高めるためにも、お礼メールの基本的な送り方を押さえておきましょう。

ビジネスメールの基本的なマナーの一つが、「できるだけ早くメールを送ること」です。就活や面接でOB・OG訪問対応をしてくれるビジネスマンの多くは、採用以外にもさまざまな仕事をしています。貴重な仕事の時間を割いて対応してくれた相手に対して、「ありがとうございました」というお礼のメールを数日後に送付するのは、あまり褒められたことではありません。

また、人間の脳は、繰り返し情報をインプットしないとすぐに見聞きした物事を忘れてしまうようにできています。面接1回だけで相手との接触を終えてしまうよりも、面接後すぐにメールを送って接触回数を増やした方が、相手の記憶や印象に残りやすくなります。

「メールの送付を忘れてしまう」という人は、事前にお礼メールのテンプレートを作っておいて、面接や説明会の帰り道にアレンジして送付すると良いでしょう。

基本的なビジネスメールづくりのポイントは、

  • 一目で内容のわかるシンプルな件名がついている
  • メールの本文も短文でまとまっており、わかりやすい

ことです。

件名なしでメールを送ると、最悪の場合メールを確認されずに迷惑メールフォルダにふるい分けられてしまいます。基本的には、「本日の面接のお礼」など、一目で何のメールかわかる件名をつけるのが好ましいです。

例) 【本日の面接のお礼】〇〇大学 〇〇〇〇(氏名) など

また、堅苦しい季節の挨拶等を長々と書き連ね、いつ本題に入るのか、何がいいたいのかわからないメールを送るのもおすすめできません。メールを送った相手に短時間で要件を確認してもらえるように、メールの本文も短くまとめましょう。

ただし、最低限のマナー(冒頭に「お世話になっております」等の挨拶を入れる)は、身につけ流ようにしましょう。本文も、まるっきりテンプレートの文章では、送付された側にも気づかれてしまいます。その日に会話した内容や、共感できた箇所は素直に記載するようにしましょう。

特に、今後の豊富や学んだ点は、伸びしろの見込みある学生という印象を与えることができるかもしれません。成長意欲が高く自分の頭で考えられる学生を取りたいと考えている企業も多いため、そういったアピールの場としてもお礼メールは活用できます。

メールの内容をわかりやすくまとめるのと、同じくらい気をつけたいのが「メールの見やすさ」です。漢字混じりの文章を使う日本語は、適度に改行をしたり、句読点を打って文章に区切りをつけたりしないと、文字と文字がつまって見づらくなってしまいます。

難しい漢字を減らして漢字とひらがなの割合を調整したり、意味のある塊ごとに改行を入れたりして、文章に空白を作ることが大切です。

ほど良い改行のイメージがつかめない場合は、ネットのお礼メール文例や横書きの本を参考にしましょう。また、メールの文面を音読して、テンポの悪い部分を手直しするという方法もあります。

お礼メールも読みにくければマイナスな印象につながりかねません。最低限の体裁は整えてから送るようにしましょう。

現代の若者はプライベートの連絡手段にSNSを使っているため、メールの署名文化になじみがないかもしれません。

しかし、ほとんどの場合相手の顔と名前がわかっているSNSと違い、ビジネスメールではまったく知らない相手とメールをやり取りする機会が多いです。

そこで、「メールの送信者は誰なのか」を明確にするため、

  • 名前
  • 所属
  • 連絡先(電話番号・メールアドレスなど)
例)
〇〇 〇〇(名前)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科 4年
Email:xxxx123@xxxxx.com
Tell:000-0000-0000
住所:〒000-0000
   東京都〇〇区〇〇町1-1 〇〇マンション101

上記の項目を例のようにまとめた「署名」をメールの文末に貼りつけるのがマナーです。署名を入れ忘れないようにメールの送信時に自動的に署名が入る設定をしておくと、入れ忘れることを防げていちいち記入する手間も省けるので便利です。
署名があれば、企業側が電話で合否の連絡や問い合わせをしたい場合にも活用できるので、企業宛てのメールには署名を添付しましょう。

今回は、ビジネスマナーのひとつであるお礼メール作りのポイントについて解説しました。しかし、「お礼メールを送れば内定を取れる」というわけではありません。就活におけるお礼メールは、あくまでも説明会や面接で担当者に与えた印象を少しでも良くするための手段です。

そして、様々なお礼メールのテクニックをご紹介してきましたが、もっとも大切なのは感謝の気持ちです。メールに限らずなのですが、就活で出会った社会人の方は、少なくとも自分の時間をあなたのために使っています。もちろんどちらが偉いという話ではないですが、しっかりと敬意を表し、素直な気持ちを送れば、思いも伝わるかもしれません。

そういった基本的な礼儀を理解した上で、お礼メールを送るようにしましょう。人事や選考に参加した社員も、会社員である前に人です。もらって不快な思いをすることはないので、ぜひ選考で学びがあったのなら、正直な気持ちを送るようにしてください。



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