履歴書にESに!重要書類を郵送するときのマナーをチェック

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履歴書にESに!重要書類を郵送するときのマナーをチェック

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履歴書にESに!重要書類を郵送するときのマナーをチェック


採用試験を受ける際は、履歴書やESなどさまざまな書類の提出が求められます。これらの書類を提出する際は、その内容だけをチェックされるのではありません。書類を郵送する際のマナーも大切な選考対象となるので、注意が必要です。

 

郵便物を送るときに必要なマナーは小学校でも習いますが、大人になってから体系立てて習う機会はありません。勘違いしていたり知らなかったりするマナーがあるかもしれないので、一度全体をおさらいしておきましょう。

 

 

 

■書類郵送時のマナーを守ることの重要性

書類郵送時のマナーなど内容に比べれば大した問題ではないと思っている人もいますが、それは違います。社会人として企業に就職すれば、取引先の企業や顧客とのやり取りを毎日することになります。一般的なマナーに加え、細かな心配りができて初めて一人前といえるわけです。土台となるマナーができていない人は、取引先や顧客とのやり取りで失礼なことをしてしまう可能性が高く、人前に出せないと判断されるかもしれません。

 

調べればわかる一般的なマナーができていない人は、「常識がない人」「企業に合わせる努力をしない人」と思われる可能性もあります。そういった人は、いくら試験の成績が良くてもトラブルメーカーとなる可能性があるため、多くの企業では選考対象になりません。

 

つまり書類提出時のマナーは、「人との接し方に気を配れること」「常識があり、これから働いていく社会に順応できる能力があること」を示すものなのです。細かな点も踏まえて、基本的なマナーをしっかりと守ることを心がけましょう。

 

 

■封筒の選び方

就職活動で使う書類は基本的にA4サイズなので、折らずにこのサイズの紙が入る角形2号の封筒を用意しておきましょう。それ以外のサイズを送る場合も、折らずに入る封筒を使用します。

 

クラフト用紙でできた茶封筒は簡易な意味合いがあるので、白い封筒を用意してください。個人情報を満載した書類を送るので、中が透けないことが大切です。書き損じをしてもいつでも対応できるよう、多めに買い置きしておくことをおすすめします。スティックのりも用意しておきましょう。

 

 

■宛名や住所の書き方

宛先は封筒の表面に、縦書きします。どんなに長い地名や社名でも、決して省略しないでください。「一丁目二番三号」などが公開されている場合、「1-2-3」ではなく正式な地名で書きます。所在地が長くなる場合は、ビル名など区切りのいい位置で改行すると良いでしょう。

 

横書きの場合はアラビア数字を使っても構いませんが、就活書類は縦書きで宛先を書くので、漢数字を使います。「(株)」「(有)」なども使用せず、「株式会社」「有限会社」と表記します。アルファベットも縦に書いてください。

 

文字の大きさは、宛名の部分が一番大きくなるようバランスを取ります。基本的には封筒の中央に宛名を書きますが、所在地や部署名が長く中央に配置することが難しい場合は、中央を挟むように部署名と宛名を配置すると良いでしょう。

 

宛名が個人名の場合は「様」をつけ、企業や部署に送る場合は「御中(おんちゅう)」をつけます。たとえば、書類の宛先が「総務部人事課宛て」となっている企業に送る場合は、「総務部人事課御中」と書きます。宛先が「人事担当者宛て」となっている企業では、「人事担当者様」と書いてください。「御中」と「様」は併記しません。「様」をつける場合は「御中」を取ってください。

 

表面の左下に、「応募書類在中」と記入します。枠で囲む場合は、定規で丁寧に線を引いてください。

 

裏面はスティックのりで丁寧に貼り、「〆」もしくは「封」と記入します。差出人の住所と氏名で、封筒中央の貼り合わせの線を挟むように配置すると良いでしょう。宛名のサイズを超えないよう少し大きめに自分の名前を書き、次の行に少し小さめに学校名・学部名・学科名を記入します。自分の住所を記入する際も、もちろん「丁目」「番」などを省略してはいけません。

 

左端に縦書きで、和暦の差出日を記入します。配達日が雨だとにじむ可能性があるので、油性のペンを使ってください。

 

 

■封筒の送り方

提出書類は面接時に自分が何を書いたか復習できるよう、コピーを取っておきます。

 

配達の際、料金不足で企業に請求がいくようなことがあれば採用は絶望的です。封筒を送る際は決して切手が不足しないよう、できるだけ窓口で料金を確認してください。自宅の秤で重量を測っても構いません。

 

郵便事情によっては一般的な配達日に遅れる可能性もあります。数日配達が遅延しても期限内に届くよう、早めに差し出すことが大切です。ぎりぎりになった場合は、速達で送りましょう。できれば配達証明を取っておくと安心です。

 

書類が折れてしまわないよう、できるだけ中身はクリアファイルに挟んでおくことをおすすめします。クリアファイルは100円均一ショップで、10枚100円程度で手に入ります。必須ではありませんが、より丁寧な印象を相手に与えられるでしょう。

 

 

■添え状も忘れずに入れましょう!

書類提出の際は、あいさつと送った内容を明記した送付状(添え状)も同封してください。添え状のない書類の送付はビジネス上あり得ません。提出する書類と同じサイズのコピー用紙1枚に収まるようパソコンで作成します。

 

書式は横書きで、右上に日付を記入し、その下の左側に企業名と宛名(採用ご担当者様など)、さらにその下に自分の住所や氏名、電話番号、メールアドレスなどを右側に記入します。「拝啓・敬具」「時候のあいさつ」などと盛り込み、簡単な自己PRを入れ、その下に「記」として送付書類の内訳を書いて最後に「以上」と入れてください。

 

あくまでも添え状なので、長々と書くのは禁物です。正しいマナーで書類を送り、印象アップを狙いましょう。

 


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