履歴書の写真はデータ化して保存しておくのがおすすめ!

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履歴書の写真はデータ化して保存しておくのがおすすめ!

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履歴書の写真はデータ化して保存しておくのがおすすめ!

就職活動では、履歴書やエントリーシートの提出時に必ず証明写真を貼り付けなくてはなりません。証明写真の印象は、選考書類全体の印象を大きく左右します。

そんな証明写真、現像したものだけを手もとに保管している人も多いかもしれませんが、できるだけそのデータも自分でもっておきましょう。ここではその理由や、上手な活用法などをご紹介します。

応募者の多い大手企業や小規模でもIT関連の企業などでは、履歴書やエントリーシートの提出をWebで受け付けているケースがあります。

手もとに証明写真のデータがなければ、いちいちスキャナーで証明写真のデータを取り込まなければなりません。手間がかかって面倒なうえに、スキャナーで取り込んだ写真の画質は、元の写真に比べるとどうしても悪化してしまいます。

あらかじめ証明写真のデータを手もとに用意していれば、WEB提出にも即時に対応できるので就職活動がスムーズに進みますね。データさえあれば、自分が納得した写りの写真を何枚でも焼き増しすることも可能です。

やっぱりおすすめは写真館

証明写真のデータが欲しい場合、データを同時に渡すサービスを行っている写真館を利用する方法がおすすめです。近年では多くの写真館で、写真のデータ化サービスを利用できるようになりました。

ほかの方法と比べると多少割高ですが、プロによる撮影なので断然きれいに撮ってもらえます。就職活動用の写真と伝えると、髪形やメイクにまで気を配ってくれるところも。現像のクオリティも高いので、他の志望者に差をつけることが可能です。

データ化サービスを依頼した場合、写真データの入ったCD-Rをもらえます。また、パソコンやスマートフォンから写真データをダウンロードできるサービスを行っているケースもあります。

画質が優れているため、これらの画像サイズはかなり大きめです。写真データが大きいと取扱いの負担が増えるため、WEB提出時には画像サイズの上限が指定されているケースがほとんどです。画像加工アプリなどを利用して、提出用にサイズを変更したデータもあらかじめ用意しておきましょう。

自撮りした写真を利用?

写真を撮るだけなら、スマートフォンやデジカメでいつでも可能です。自宅の白い壁を背景に、家族や友人に撮ってもらったり、セルフタイマーで撮影したり。これなら料金もかかりませんし、データを保存することもかんたんです。しかし正直なところ、この方法はおすすめできません。

証明写真はくっきりと写りますし、顔のサイズも統一されます。一方、スマートフォンで素人が撮影した写真は、どれほどうまく撮れたつもりでもプロの撮影には見えません。輪郭がぼやけてしまっていたり、顔のサイズが大きすぎたり小さすぎたりするためです。「背景に余計なものが写ってしまった」「顔にうまく照明が当たっていなかった」という場合もあるでしょう。

いずれにしても、自撮りした写真で人事担当者に好印象を与えることはできません。「希望の企業に就職する」「そのために人事担当者に良い印象を与える」という当初の目的を果たしたいなら、自分で撮影する方法は避けてください。

証明写真機の機能を使う方法も

近年、ボックス型の証明写真機(スピード写真)の機能も進化してきました。機種によっては専用のアプリをダウンロードしておくことで、Web提出用の写真データをダウンロードできるものもあります。この場合も、ダウンロードしたままの画像だとサイズが大きすぎるので、提出用にサイズを変更したものを用意しておいてください。

肌写りや肌色を加工してくれるオプションも登場しています。24時間いつでも利用できるので、急いでいるときには頼もしい存在ですね。

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履歴書に必要な証明写真をデータ化する際に注意したいのは、「サイズ」や「解像度」、「ファイル形式」の3点です。

証明写真のサイズ

履歴書で使う証明写真は「40mm×30mm」が一般的ですが、写真をデータ化した際のピクセルという単位でのサイズだと「560px × 420px」「600px × 450px」が推奨されています。使う履歴書や応募する企業によってはサイズが異なる場合もありますので注意が必要です。証明写真をデータ化すると編集することは簡単にできるので、まずは縦と横の比率が4:3になるように写真のデータを作っておくと良いでしょう。

証明写真の解像度

証明写真のデータをもらう際や自分で用意する場合は、解像度はできるだけ大きいものを準備するようにしましょう。解像度が大きいものを持っていれば、写りは綺麗ですし、画像編集ソフトやツール、アプリなどで簡単に解像度を下げることができます。解像度の低いものを大きくしようとすると、画像が粗くなってしまいますので注意してください。 また、解像度が大きくて綺麗な写真は容量が大きくなってしまいやすく、Webで提出する際にアップロードできない場合もあります。提出前には、サイズや解像度を適度に編集し、写真のアップロードについて指定などないか確認するようにしましょう。

証明写真のファイル形式

画像のデータには、「JPG」「PNG」「GIF」などさまざまなファイル形式があります。おすすめのファイル形式は、「JPG」か「PNG」です。どちらのファイル形式も画像のデータとして一般的で、Webで写真データの提出を求められる際にこの2つのファイル形式のどちらかを指定されることが多いです。また、片方のファイル形式をもう片方の形式に変換することも簡単なので、どちらかのファイル形式で持っていれば問題ないでしょう。

WordやExcelで履歴書を作成したり、最近ではWeb履歴書を利用することも多くなってきました。証明写真をデータ化していると、メールでの履歴書を送付する際やWeb履歴書にも対応するのが簡単です。こちらでは、データ化した証明写真をWeb履歴書に貼付する方法をご紹介します。

証明写真のデータを取り込み、サイズを確認する

パソコンや履歴書を作成するデバイスに証明写真のデータを取り込みます。写真館で撮影した場合はCD-Rなどの記録メディアでデータをもらうことが多いので取り込めるようにし、ダウンロードでデータを受け取る場合はパソコンや履歴書を作成するデバイス上でダウンロードしておくと作業がスムーズです。

データを取り込めたら、サイズを確認しましょう。証明写真のサイズもですが、作成する履歴書や応募する企業に指定のサイズがないかも確認し、それぞれのサイズに合わせて画像編集ソフトやツールで調整しましょう。スマートフォンのアプリで簡単にサイズの調整などを行えるものありますので、写真のデータを取り込む前にアプリで編集しておいても良いでしょう。

Word/Excel/Webの履歴書への証明写真の貼り方

WordやExcelで履歴書を作成している場合は、該当のソフトを開いたら「挿入」タブから画像を選択して、作成している履歴書の上に証明写真を配置します。証明写真の貼り付け欄に証明写真の画像を移動させ位置やサイズを微調整すれば、貼り付けは完了です。

Web履歴書の場合は、画像添付の項目があったりそれぞれのサービスやシステムごとに添付の方法について書かれているので、よく確認し指示に従って編集した証明写真の画像を添付するようにしましょう。

履歴書を提出する際に気をつけること

Web上で履歴書の提出まで行う場合は指示に従って提出を進めれば問題ありませんが、メールで履歴書を提出する場合は少し注意が必用です。

まずメールに添付する際の履歴書のファイル形式です。WordやExcelなどそのままメールに添付することも可能ですが、おすすめのファイル形式はPDFです。PDFは自分以外の誰かが内容を編集するのが難しいファイル形式なので、書式が崩れてしまったり第三者が手を加えて内容が変更されるといったトラブルを防ぐことができます。

履歴書のファイルデータにはパスワードも設定しておきましょう。証明写真だけでなく履歴書には多くの個人情報が含まれています。万が一の個人情報の流出などを避けるためにも、自分でできるセキュリティ対策は行っておきましょう。また、パスワードは履歴書を添付したメールとは別のメールでお知らせするようにすると、応募先に対してITリテラシーがあると印象付けることにも繋がります。

ひと昔前の証明写真機は、「顔に不自然な影ができる」「顔色が悪く見える」など写りがよくないものが多くありました。それに比べ、最近はかなり写りが良くなってきています。元の料金自体が安いので、肌色補正などのオプションをつけたとしても写真館に比べると割安に利用できます。

ただ、ネクタイの曲がりやメイク崩れ、髪形の乱れ、顔の向きなどにおかしい点があっても、証明写真機だと誰も指摘してくれません。これらのミスには、自分では意外に気づかないものです。写真館のスタッフは、就職活動用の撮影に慣れています。髪型の乱れや表情、顔の向きについてもアドバイスしてくれるので安心です。

就職活動は一生を左右する大事なイベント。ちょっとした料金の違いで印象に差が出るとしたら、きれいに撮ってもらいたいですよね。クオリティの高い好印象な証明写真のデータが欲しいなら、やはり写真館に撮影を依頼するのがおすすめです。

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