就活を始めると耳にすることが増える言葉「PDCAサイクル」とは?

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就活を始めると耳にすることが増える言葉「PDCAサイクル」とは?

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就活を始めると耳にすることが増える言葉「PDCAサイクル」とは?

就職活動を進めるにあたって、知っておきたい常識的な用語はたくさんあります。その中のひとつが、業務改善のプロセスを意味する「PDCAサイクル」です。

この言葉を知っておくと、自己PRの際に登場するエピソードの紹介の仕方も変わってきます。エピソードの中で「この人はPDCAサイクルがうまく回せている」と判断されれば、選考に有利に働くかもしれません。

自己PRを効果的なものにするためにも、常識的な知識がある人と判断されるためにも、「PDCAサイクル」について知っておきましょう。

 

「PDCAサイクル」という言葉は、もともと製造業の工程における不具合の改善や品質改善に取り組んでいた米国の物理学者ウォルター・シューハート博士が提唱した考え方をもとに誕生しました。

ひとつの物事に対して「Plan(計画)→Do(実行)→Check(評価)→Act(改善)→Plan→…」という繰り返しをしていくと、より良いプロセスにしていくことができるというものです。アルバイトの業務中やサークルの活動中にも何か問題が生じた際、このサイクルを意識して改善に取り組むと、解決しやすくなります。

 

PDCAサイクルの入り口は、改善の計画を立てること(Plan)です。たとえば、茶道部サークルのお茶会で招待状を送る作業の時間短縮について考えてみましょう。

「あて名書きの参加者が少ないので、参加しやすいよう作業する曜日や時間を変更したらどうだろう?」「担当の部数を設定して、持ち帰って作業してもらい、後日集めてはどうか?」「印刷でも失礼にならないであろう宛先をピックアップして、あて名印刷を導入してみては?」など、いくつかの方法を考えます。

その中で問題が生じにくく、効果が得やすいと思われる方法を実行(Do)に移します。

 

改善の方法をいくら考えても、実際に効果が得られたか検証しなければ意味がありません。たとえば上の例で、「担当の部数を設定し、持ち帰って作業する」という方法を実行した場合、それまでの方法に比べて作業時間がどの程度変化したかを比較することが必要です。

「一人当たりの作業時間が減った」「作業に参加しない人がいなくなった」などというメリットはもちろん、「持ち帰ったものを持って来ない人がいた」「人によって手書きの字が汚くなることもあった」「筆記用具が統一できなかった」などの問題も上げていきます。

これらの成果を踏まえて、改善の方法も検討します。「朝ハガキを渡して、学校内で書いてもらい、その日のうちに回収する」「筆記用具をそれぞれに手渡して指定する」「極端に字が汚い人は作業に参加しない」などの改善方法が考えられるでしょう。

これらの方法を通して問題が改善しない場合は、計画の段階に立ち返り、「作業する曜日や時間を変更する」などのほかの方法も試してみることになります。こうして検証を繰り返すことで、より良い作業形態へとつながっていきます。

 

ビジネスシーンでは常に結果を出し続けなければならないので、PDCAサイクルを回し続ける必要があります。このサイクルをうまく回し続けるためには、効果的な計画を立案できるようなアイデアの種が欠かせません。

PDCAサイクルは広告戦略や営業戦略、業務の工程などあらゆるシーンで応用できます。自分がかかわる分野について、あらゆるソースから情報を得るよう普段からアンテナを張っておきましょう。数多くの情報に触れることでアイデアを思いつきやすくなり、サイクルの回転率が高くなります。

また、PDCAサイクルを回しているつもりが単に試行錯誤を繰り返しているだけというケースも多いので注意が必要です。実施前やほかの方法との比較を通して、効果が得られる方法かどうか検証しなければ改善しているか退化しているかわかりません。

つまり情報収集を心掛けつつ、定期的な検証を忘れないことが、効果的なサイクルの回し方といえます。

 

「PDCAサイクル」という言葉は、ビジネスシーンでごく一般的です。しかし学生にとっては少し珍しさがあるため、専門的な知識に思えて、思わずむやみに口にしたくなるかもしれません。

ただ、やたらと連発すると英単語を日本語の会話に頻発させる人のように、うざったい印象を与えてしまいかねません。もちろん採用担当者にとっても当たり前の言葉なので、連発は禁物です。

 

ご紹介したように、「PDCAサイクルを知っている」ということ自体は何のアピールにもなりません。しかし、実生活を通してそのサイクルが回せる人であることがわかれば、十分なアピールになります。「問題解決能力がある」という意味になるためです。

自己PRの中でエピソードを紹介する際は、サイクルを回す工夫をしていた点を盛り込むと効果的です。実際の業務の中では、問題と向き合う力が欠かせません。普段から意識してPDCAサイクルを回すよう心がけると良いでしょう。

 

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